סינרגיה ארגונית בדרך לצמיחה עסקית

המציאות העסקית הדינמית, כמו גם המשבר הכלכלי הגלובלי והמקומי, מחייבים גם את העסקים והחברות הטובים ביותר להשתפר על ציר הזמן. במקרים רבים ההבדל בין חברה מובילה לבין חברה מדשדשת, נובע מאיכות החיבורים הנוצרים בין אנשים, הון, תהליכים, טכנולוגיה, מבנה ארגוני וכו' – הן בתוך העסק והן מול הסביבה (לקוחות, ספקים, מתחרים ועוד). ניהול נכון של החיבורים – בתוך הארגון ועם הסביבה – מאפשר סינכרון מאמצים ובכך משפיע באופן ישיר על התפוקות.

ואולם מי שהתנסה בניהול, יודע שחיבורים יוצרים גם קונפליקטים. לעיתים הקונפליקטים מביאים לכך שהשותפים, המנהלים, או העובדים, מגיעים הביתה מותשים, בתחושה ש"לא יכול להיות ששוב בזבזנו כל כך הרבה זמן על שטויות", או "שוב הדברים נפלו בין הכיסאות". קשיים ביצירת חיבורים איכותיים בכלל וסינרגטיים בפרט נובעים משונות וחוסר הלימה בין בני אדם, יחידות ארגוניות, תהליכים, תרבות ניהולית, שיטות עבודה וטכנולוגיות. עסקים קטנים ובינוניים אינם יוצאים מן הכלל, אך יש להם מאפיין ייחודי: בעוד האתגרים עימם הם מתמודדים אינם נופלים מהאתגרים של חברות גדולות, המשאבים (ובעיקר כסף ואנרגיה ניהולית) קטנים הרבה יותר.

אחת הדרכים להתמודד עם האתגרים הגבוהים ורמת התקציבים הנמוכה, היא באמצעות שימוש בכלים מובנים ופשוטים המאפשרים, במידה רבה, שיפורים עצמיים. תפיסת הסינרגיה שתוצג כאן משתמשת בכלים מובנים כגון אלה.

להלן פירוט הדפוסים:

1.  סינרגיה/ חפיפה – באזור החפיפה נוצר משהו חדש, אשר כל אחד מהשותפים לא יכול להשיג לבד. דפוס הסינרגיה קשה מאוד להשגה בארגונים, ומחייב רמת אמון והקצאת משאבי זמן גבוהים מאוד, אך הוא מבטיח את יכולת העסק לצמוח. על מנת לייצר סינרגיה בארגון, אנו מחויבים לתחזק את החיבורים בין העובדים באותה רמת אינטנסיביות בה יש לתחזק קשר זוגי. ואמנם, אצל אחד מלקוחותיי, נהגו השותפים לנסוע כל שנה ביחד לסקי.

2.  קשר חד סיטרי – קשר היררכי, "מלמעלה למטה". מתאים למתן הנחיות.

3.  קשר דו סיטרי – קשר אופקי של תלות הדדית בין שווים. דיאלוג.

4.  השקה – קשר בין שווים בעוצמה גבוהה מאוד.

5.  פלישה – אחד מחברי הצוות "פולש" לתפקיד חבר צוות אחר. בכך שני חברי הצוות אינם מבצעים את תפקידם ונמצאים לרוב בקונפליקט.

6.  טשטוש – מצב בו הגבולות אינם מוגדרים. יש לשפר את הגדרת הגבולות לפני הטיפול באיכות התקשורת.

7.  נתק – מצב בו אין קשר.

שלושת הדפוסים האחרונים (נתק, טשטוש ופלישה) הם כשלים (של המבנה, התהליך, או האנשים עצמם) ויש לטפל בהם, שכן הם מונעים השגה אופטימלית של התפוקות הרצויות.

כל קושי ביחסי גומלין בין שתי יחידות הנדרשות לבצע תהליך משותף, או בין שני תהליכים, יכול להיגרם מהגדרה לא ברורה של חלוקת תפקיד; או מחוסר בהירות לגבי תהליך העבודה עצמו; או מהיבטים אישיים ובין-אישיים. לאחר אפיון מוקדי הקושי, ניתן לחדד ולהבהיר את הגבולות ולעבוד על דפוסי התקשורת – איכות החיבור על מנת שנוכל להגיע לסינרגיה בתהליך.

בכל קשר או חיבור נמצא מאפיינים של כל שבעת הדפוסים. ניהול נכון של תמהיל הדפוסים יבטיח הצלחה.

הגדרה ברורה יותר של חלוקת העבודה והכנת נהלי תפעול חדשים. מניעת מקרים של טשטוש ופלישה.

חיבור מנכ"ל-עובדים – העובדים מדגישים את תחושת המשפחה והצורך להימנע מקונפליקטים ("במשפחה לא בוגדים"). בעקבות התהליך נוספים מנגנונים למיסוד הקשר, כגון פגישות אישיות עם העובדים לצורך העלאה וניהול קונפליקטים, הרחבת הזמן והנושאים בישיבת תאום שבועית. יצירת סינרגיה בין שני התהליכים המרכזיים – רכישת תוכנת CRM מביאה לסינרגיה בניהול תהליך המכירה מול הלקוח, ותהליך העבודה מול ספקי התקשורת. כך מתאפשר ניהול הקשר עם הלקוח לאורך זמן.

שיפור בתחושות העובדים – בעיקר בתחושה שקונפליקטים מטופלים ולא מטואטאים מתחת לשטיח.

שיפור בתפוקות – כתוצאה משינויים ,חלה עליה במכירות (הבאת לקוחות חדשים), קיצור במשך תהליך העבודה מול לקוחות חדשים, שיפור בתהליך הגבייה.

ולסיום – כיצד ניתן להפעיל את הכלי לבד?

מתוך מודעות לקושי של עסקים קטנים, להעמיד משאבי זמן וכסף לתהליכי שיפור, פותח במרכז סינרגיה קורס מודולרי. כל מי שמעוניין לשפר את דפוסי יחסי הגומלין אצלו, יכול להגיע לפגישה אחת בה הוא לומד את השיטה, וממלא שאלון מובנה, המתאר את תמהיל דפוסי יחסי הגומלין אצלו. בפגישה נלמדות שיטות כיצד לצמצם דפוסים הרסניים וכיצד ניתן לייצר דפוסי עבודה טובים יותר. מנהלי משאבי אנוש ויועצים לארגונים יכולים להמשיך בקורס ולהעמיק עד להסמכה להפעלת המודל בארגונים המבקשים זאת. לרשות המשתתפים פורום סגור בו הם מקבלים תשובות ממני לצרכים ספציפיים.